ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 

• Alimentación

 

La calidad y el buen servicio son indispensables en los alimentos que se les proporcionen a los participantes, por lo que es necesario contratar empresas de prestigio en el ramo y que garantizan su profesionalismo así como un administrador y jefe de cocina experimentado.

 

Se puede contratar el servicio de alimentos con el hotel. En la mayoría de los hoteles de lujo y cinco estrellas es de calidad.

 

También en algunos centros de convenciones también es posible contratar este servicio.

 

Hay empresas privadas especializadas en proporcionan este servicio. Algunas sirven desde 50 hasta 50,000 comidas diarias y tienen personal y equipo suficiente para dar un excelente resultado.

 

Hay que pedir varias cotizaciones y referencias para comparar y decidir la contratación.

 

Lo usual es garantizar al hotel o empresa privada el pago de un mínimo de comensales, aunque estos no se presenten.

 

El comité organizador debe de nombrar un responsable y el hotel o la empresa que vaya a servir los alimentos un representante, para convenir los pormenores del servicio.

 

Se recomienda que el encargado de alimentos que contrate el comité organizador sea una persona con experiencia y conocimientos como pueden ser un ingeniero en alimentos o un nutriólogo.

 

Las funciones del encargado de los alimentos por parte del comité organizador son:

 

• Vigilar la calidad y frescura de los alimentos.

• Supervisar que están adecuadamente refrigerados.

• Supervisar las materias primas y la preparación de los alimentos

• Supervisar la limpieza de las vajillas, de la cocina en general, mesas, sillas y salones.

• Supervisar el manejo de la basura en la cocina.

• Coordinar el almacenaje e inventario de los alimentos.

• Evitar malos olores en la cocina.

• Coordinar los horarios de los servicios.

• Supervisar la presentación de los meseros y garroteros.

• Verificar el tipo de servicio y los menús.

• Coordinar la distribución, montaje y arreglo de mesas y sillas.

• Coordinar servir con eficiencia los alimentos y bebidas en las mesas.

 

Es importante que los organizadores y participantes conozcan las políticas y el procedimiento a seguir con el consumo de los alimentos y bebidas.

 

En el caso de que se incluyan las bebidas se debe de llevar un control.

 

Dependiendo del tipo de evento y la asistencia, hay que decidir si las comidas son por grupos o todos juntos, de tal forma que los participantes estén cómodos.

 

Se puede contratar el desayuno o almuerzo, bufetes, banquetes, cócteles, servicios de café y galletas, bebidas calientes y frías, cócteles, comidas y cenas.

 

Las ventajas de servir bufetes, es que se necesitan menos meseros, mesas, sillas y espacio. Hay que servir alimentos sencillos y de fácil manejo.

 

Es conveniente tener abundancia, variedad y presentación, que son la clave del éxito de los menús de los bufetes.

 

Los banquetes requieren de un menú mínimo de tres tiempos.

 

En algunos eventos se pueden dar refrigerios y golosinas y no es necesario servir una comida completa.

 

Dependiendo del evento los voluntarios pueden ayudar en su preparación.

 

Los horarios de las comidas. Deben ser apropiados y flexibles. Es necesario definir el tipo de servicio que se solicitara en cada comida (carta o bufete).

 

En eventos internacionales hay que considerar el lugar de procedencia de los invitados y participantes, ya que los horarios para los alimentos son diferentes.

 

El tamaño del salón debe ser acorde al número de comensales. Si el salón es muy grande se puede adecuar dividiéndolo con cortinas o biombos.

 

Hay salones que ya están equipados para dividirse según las necesidades de los clientes.

 

La decoración de los salones dependerá de la actividad que se realice y estará en función:

 

* La forma y tamaño de las mesas y sillas.

* La distancia entre mesa y mesa.

* El espacio para el espectáculo.

* El espacio para los grupos musicales.

 

Solicitar un plano del salón con la distribución de las mesas es indispensable para su asignación ya que la numeración de mesas facilita la distribución de los participantes.

 

Para que el salón luzca es recomendable poner centros de mesa en las actividades más importantes.

 

En algunos lugares es indispensable el aire acondicionado o la calefacción, ya que los eventos internacionales se organizan durante todo el año y en diferentes climas.

 

En algunas ciudades este servicio tiene un costo adicional. Si no esta incluido en el contrato. Las tarifas pueden ser altas.

 

Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga una lona o carpa, hay que tener un plan de emergencia en caso de lluvia o vientos fuertes.

 

Es recomendable amenizar las comidas con algún tipo de música de grupo o ambiental.

 

Para evitar largas filas en los bares de los hoteles se necesita tener cajas especiales con suficiente dinero en monedas pequeñas para efectos del cambio y facilitar y agilizar el pago.

 

También se puede utilizar un sistema de boletos canjeables por bebidas, que se pueden distribuir con anticipación.

 

En algunas ciudades se necesitan permisos especiales para servir y vender bebidas alcohólicas.

 

• Coordinar la selección de menús.

 

Hay cinco aspectos importantes para hacer el plan de menús:

 

* El presupuesto disponible.

* El tipo e instalaciones de la cocina.

* El perfil de los comensales.

* El tipo de evento.

* Los conocimientos y la calidad de los gerentes de alimentos y los cocineros.

 

Hay que balancear los alimentos durante los días que dure el evento y adecuarlos al clima. Deben de ser sencillos, nutritivos y de fácil digestión, para evitar problemas estomacales, que son mas frecuentes en los eventos internacionales.

 

Las empresas que ofrecen este servicio pueden sugerir menús adecuados para la época, hora y tipo de evento, ya que seguramente tienen más experiencia que los organizadores.

 

Es necesario conocer con anticipación el número de comensales por cada comida que se sirva, ya que de esto depende la preparación del menú.

 

Las porciones deben de ser suficientes. Una política aceptada es de 150 a 200 gramos de carne o pescado por persona.

 

El administrador de alimentos o jefe de piso, deben decidir las bebidas que complementaran los alimentos. Hay agrupaciones que prefieren no servir bebidas alcohólicas.

 

La negociación de la contratación de los servicios de bebidas calientes, frías y botanas se debe hacer con el hotel.

 

El servicio de botanas y de bebidas calientes y frías, generalmente tiene un costo alto, por lo que se debe de programar las veces que se pretende servir.

 

Se debe decidir el menú de las bebidas alcohólicas y es conveniente adquirirlas con anticipación.

 

Una regla general es que la gente toma menos vino que cerveza, y menos cerveza que otras bebidas alcohólicas.

 

Para calcular la cantidad que se necesita comprar se puede suponer un consumo alto de 2 bebidas por persona por hora, con cuatro cubos de hielo por vaso.

 

Aproximadamente una caja de champagne de 12 botellas alcanza para 50 personas, un litro de ron para 22 copas y un galón de punch, para 20 personas. Hay que considerar que siempre hay botellas que se rompen o se pierden.

 

En algunas actividades se tiene el servicio de bebidas no alcohólicas, disponible todo el tiempo y en otros depende de los horarios de trabajo.

 

En algunos hoteles o centros de convenciones se puede negociar que se incluya el servicio, en la renta de los cuartos y salones.

 

Cuando el hotel no proporciona las bebidas alcohólicas, se puede negociar pagar una cantidad fija por las botellas que se abran durante todo el evento. En el medio se le llama descorche.

 

Unas semanas antes de la inauguración, se puede realizar una degustación de los alimentos que se pretenden servir durante los días del evento, para confirmar o cambiar los menús. La degustación tiene dos propósitos: verificar la calidad de los alimentos y la funcionalidad de las vajillas y recipientes y la eficiencia del personal.

 

Actividades especiales

 

La organización del cóctel de bienvenida, la cena baile de gala de clausura y actividades especiales.

 

En la mayor parte de los eventos el cóctel de bienvenida es la primera actividad por lo que hay que definir con mucho cuidado los siguientes puntos:

 

* Lugar.

* Capacidad y presentación del salón.

* Duración (horario).

* Alimentos.

* Bebidas.

* Escenografía.

* Sonido.

* Programa.

* Ambientación musical.

* Responsables del comité organizador.

* Proveedores.

 

• Cena - baile de gala

 

Al término de un evento, lo usual es organizar una cena - baile que requiere de la participación del comité organizador para su realización, por lo que hay que considerar lo siguiente:

 

* Nombrar responsables por parte del comité organizador

* En la recepción del salón en donde se vaya a realizar la cena, es conveniente contar con un mapa de ubicación de mesas, el menú y el programa para esa noche.

* Se acostumbra regalar algún presente a las damas. Una flor, un dije, etc.

* Para la cena hay que considerar la necesidad de tener un menú completo, vinos de mesa blanco y rojo, bebida, refrescos, hielo, centros de mesa, vajilla, cubiertos etc.

* Contar con 2 grupos de animación de diferente tipo de música motiva la actividad.

 

Espectáculos y animadores.

 

Coordinar la selección y contratación de espectáculos y animadores.

 

Dependiendo del programa general de actividades, se debe hacer un plan y un programa para la contratación de grupos que sirvan para animar algunas de las actividades.

 

Hay que considerar el presupuesto disponible para este rubro ya que hay grupos y artistas de todas categorías y precios.

 

Hay empresas especializadas en proporcionar estos servicios que cobran una comisión sobre el precio al que se contrate el espectáculo.

 

Servicios de fotografía, video-grabación, grabación y filmación.

 

Coordinar la selección y contratación de los servicios de fotografía, video-grabación, grabación y filmación.

 

Hay varias empresas que prestan estos servicios. Es preferible contratar una que tenga prestigio, personal calificado y equipo profesional.

 

Hay que definir y tener por escrito las condiciones y los precios por los diferentes servicios que se contraten.

 

 

 

PLANECIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS EN EL SIGLO XXI

 

Parte 2

 

Perfil del coordinador general

 

Encontrar un buen coordinador de eventos no es fácil, ya que se requieren diferentes habilidades y conocimientos para hacer un buen trabajo.

 

Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esta naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones, habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y capacidad coordinadora, para poder llevar a cabo eficientemente su responsabilidad.

 

Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, dominio del idioma ingles y si es posible otros idiomas, cultura general y buena reputación y presentación.

 

El coordinador general para lograr que un evento cumpla con los objetivos planteados requiere de la coordinación eficiente de muchos y variados detalles; No es sencillo, pero con un buen equipo de trabajo y una adecuada división de funciones se puede cumplir con los objetivos planteados.

 

En el capítulo II se detallan las funciones generales del puesto.

 

El coordinador general no puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que empieza, ignorar los comentarios y sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana durante un periodo largo.

 

Perfil y funciones generales de los coordinadores de área.

 

El perfil debe ser, en lo posible, similar al del coordinador general, destacando por su importancia la experiencia que tenga en el área que se le vaya a designar y en la realización de eventos o exposiciones.

 

Las funciones generales son las siguientes:

 

  1. Lograr el adecuado cumplimiento de los objetivos.
  2. Coordinar los trabajos a realizar en su área.
  3. Ejecutar el trabajo conforme al programa general previsto, aplicando los procedimientos y técnicas establecidas y con los alcances predeterminados.
  4. Detectar las desviaciones e implementar las modificaciones que se vayan autorizando al programa.
  5. Formular y organizar toda la documentación oficial y los papeles de trabajo en base a un método previamente establecido.
  6. Cumplir con las normas generales y procedimientos establecidos para el evento.
  7. Hacer uso de los recursos con economía, eficiencia y eficacia.
  8. Informar al coordinador general de todos los pormenores del evento.

 

En el siguiente capítulo se propone un esquema de organización y se definen las funciones, responsabilidades e interrelaciones de cada área y de los demás puestos del comité organizador.

 

Programas y reglamentos

 

Se requiere establecer políticas, reglamentos,  programas y procedimientos

 

Es necesario redactar los reglamentos general, técnico y ruedas de negocios

 

El coordinador general y los coordinadores deben aprobar los programas generales de actividades, difusión, trabajo, especiales inauguración y clausura

 

En el caso de que haya desviaciones de los programas originales, el coordinador general debe de aprobar los cambios

 

Se deben de dar a conocer con oportunidad a todos los participantes

 

Los eventos se realizan a base de programas que se pueden dividir en:

 

  • Programas técnicos.
  • Programas para rondas de negocios
  • Programas sociales y culturales.
  • Programas recreativos y deportivos.
  • Programas para acompañantes.
  • Programas específicos.
  • Programas especiales.

 

Los programas técnicos se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, en base a una temática previamente definida y se presentan trabajos simultáneamente para su análisis.

 

En las sesiones de trabajo técnicas y académicas son tratados los aspectos mas importantes del tema para el que se haya convocado el evento.

 

Se presentan trabajos simultáneamente para su discusión y análisis.

 

Los participantes exponen conceptos y puntos de vista sobre el tema.

 

Son la base para elaborar las conclusiones finales del evento.

 

Los participantes asisten a la sesión o mesa de su preferencia.

 

En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista sobre el tema en cuestión y son la base para elaborar las conclusiones finales del evento.

 

En algunos eventos hay visitas y trabajos de investigación en el campo directamente.

 

Los programas para rondas de negocios requieren de acreditaciones y armado de agendas para programar las reuniones de las empresas participantes.

 

Los programas recreativos y de acompañantes se forman de actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas, recorridos turísticos.

 

En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.

 

En estos programas hay que establecer los lugares que se visitarán y las actividades a realizar

 

La información adicional que se proporciona es la siguiente:

 

  • El tipo de vestimenta adecuada
  • Horarios de salidas y llegadas
  • Tiempos libres
  • Lugares para tomar los alimentos
  • Medios del transporte

 

Elaborar un cuestionario para que el acompañante pueda seleccionar la actividad de su preferencia

 

Se deben tener varias opciones para escoger como pueden ser:

 

Visitas a lugares culturales y artísticos (museos, teatros, iglesias, templos, zonas arqueológicas, monumentos coloniales, opera, etc.).

 

Cursos y conferencias de pintura, cosmetología, música, tejido, gastronomía, presentación personal, y diferentes talleres.

 

También se pueden programar actividades deportivas como cursos de aeróbics, campeonatos de fútbol, voleibol, básquetbol, juegos de salón, etc.

 

Los programas específicos se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales.

 

En los programas de inauguración y clausura generalmente intervienen varias personas

 

En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y plantea el análisis y estudio de problemas de interés general.

 

Se debe decidir cuales de los discursos se  entregan a los medios de comunicación

 

Es importante tener suficientes copias para los diferentes medios que las soliciten

 

En la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos.

 

Los programas intermedios son las actividades especiales que se realizan durante el evento.

 

La mayoría de los eventos que se realizan se cobra una cuota por cada inscripción y otros pueden ser por invitación. Como ejemplo una empresa puede invitar a sus ejecutivos de todo el mundo a su convención anual o una cámara de empresarios a sus asociados.

 

Se puede incluir una agenda complementaria que podría cubrir charlas técnicas

 

Se pueden realizar visitas a organizaciones y/o instituciones públicas o privadas relacionadas con el sector, que cumplan funciones de investigación, desarrollo, comercialización y procesamiento

 

Para lograr el desempeño eficiente del comité organizador de cada evento en particular, se agruparon las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realización en la estructura siguiente:

 

Estructura Orgánica

 

  •  Coordinación general.
  •  Coordinación técnica.
  •  Coordinación de administración.
  •  Coordinación de comercialización y difusión.
  •  Coordinación de operación.
  •  Coordinación de información y relaciones públicas.
  • Coordinación de finanzas.
  • Coordinación de exposiciones.

 

En cada una de estas coordinaciones, se dividen todas las funciones y acciones necesarias para la realización de un evento de gran magnitud. Además se hacen comentarios de cada una de las funciones, con el propósito de dar una explicación más amplia y proporcionar algunas recomendaciones para facilitar su ejecución.

 

Cada coordinación, debe estar formada por un equipo de trabajo que tenga experiencia en el área.

 

PLANEACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS EN EL SIGLO XXI

 

Parte 1

 

 Planeación general de un evento

 

Como en cualquier proyecto, en la realización de un evento, feria o exposición es necesario planearlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

 

Planear un evento y/o exposición requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto.

 

La planeación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

 

El plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas. También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos.

 

Para cada objetivo se deben definir las acciones a realizar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.

 

Un evento no planificado, si tiene éxito, será producto de la casualidad.

 

La selección y concepción específica de un evento o exposición y el tener un propósito claro y concreto son cruciales para tener éxito en su realización.

 

Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden ocasionar perdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.

 

El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboración del plan.

 

Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso para una buena planeación el grupo organizador requiere del conocimiento de la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.

 

Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo debidamente planeado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.

 

 La planeación general de un evento debe incluir:

 

  • La definición de los objetivos generales y específicos.
  • Las políticas generales.
  • La temática del evento
  • El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.
  • La estructura de organización y la distribución de funciones.
  • La formación, organización y programa del grupo de trabajo.
  • La mecánica de trabajo y su realización. (procedimientos ).
  • Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.
  • La contratación de lugares y servicios.
  • Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.
  • La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución.
  • Las proyecciones de ventas y beneficios.
  • Las estrategias de comercialización y difusión.
  • El control de la aplicación de recursos por actividad.
  • Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.
  • La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.
  • La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
  • Elaboración de la lista de seguimiento.

 

También una buena planeación debe de considerar con  mucho detenimiento lo siguiente:

 

  • Las fechas más convenientes para la realización del evento.
  • Lugar y sede.
  • Superficie e infraestructura necesaria.
  • Temática general y particular.
  • Quienes y cuantos ponentes y participantes.
  • Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
  • Invitados especiales.
  • Pronóstico de participantes esperados.
  • Definir empresas participantes de las rondas de negocio.
  • Expositores.

 

La experiencia ha demostrado que en la mayor parte de los eventos, gran parte del éxito depende de tomar una buena decisión sobre los puntos anteriores

 

Las características de un buen plan deben ser las siguientes:

 

  • Comprensible, concreto, y sencillo.
  • Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.
  • Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una secuencia lógica.
  • Que tenga una secuencia lógica
  • Que permita revisar sistemáticamente el avance en los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta.

 

El plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas

 

Es importante revisar sistemáticamente el avance en el plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.

 

La planeación esta íntimamente ligada con los recursos disponibles para la realización de un evento.

 

Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposición, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión como pueden ser:

 

     El tiempo necesario para la planeación, organización y difusión y realización.

La conveniencia o no, de celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia al evento.

Otros eventos similares que pudieran realizar los mismos días otras empresas o agrupaciones.

Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes.

 

Lo puntos anteriores se deben de analizar y estudiar con mucho detalle, ya que puede afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y participantes.

 

El tiempo de anticipación para empezar los preparativos, dependerá de la magnitud y características de cada evento.

 

Generalmente una exposición grande o un evento internacional magno, necesitan empezar los preparativos con mucho tiempo de anticipación.

 

La temática debe ser de interesante y de actualidad para el grupo que vaya a participar.

 

Se debe de invitar y en su caso, contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio. Lo anterior es fundamental para tener una buena concurrencia al evento.

 

Generalmente en todos los eventos, ocurren variaciones al plan original, sean estas positivas o negativas, es siempre recomendable volver a las premisas en base a las cuales este se elaboró, para verificar si estas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá la adopción de las medidas correctivas necesarias.

 

La organización de un evento es muy dinámica,  por lo que es necesario replanear y ajustar para tener la posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto de objetivos.

 

Planear y replanear, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.

 

Algunas de las ventajas de la planeación son:

 

  •      Se tienen objetivos claros y definidos.
  •      Se establecen programas con metas para su alcance.
  •       Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles.
  •      Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prácticas y efectivas.
  •      Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.
  •      Simplifica las revisión del alcance de objetivos
  •      Se pueden medir los resultados

 

Variaciones al plan original

 

Generalmente, en todos los eventos ocurren variaciones al plan original, sean estas positivas o negativas.

 

Se requiere revisar las premisas con las que el plan se elaboró para verificar si estas son vigentes y lógicas con la realidad.

 

Cuando se detectan variaciones se deben adoptar las medidas correctivas necesarias.

 

Replanear

 

La organización de un evento es muy dinámica por lo que es  necesario replanear y ajustar para mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre acciones y objetivos

 

Para replanear se requiere revisar escenarios, precisar objetivos y evaluar los avances para resolver problemas y obtener mejoras en el menor tiempo posible.

 

Organización

 

Con buen equipo de trabajo y una adecuada división de funciones se puede cumplir con los objetivos planteados

 

Manuales de organización y procedimientos

Programas de trabajo

Formatos y cédulas de control

Sistemas y apoyos informáticos

Personal

Software especializado

 

Respetar la división de funciones y apoyar en lo posible a los demás garantiza el éxito de la exposición.

 

La capacitación del personal debe complementarse con información escrita que contenga las funciones básicas a desempeñar y las características de los productos

 

Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad

 

Programas de cómputo dedicados a la organización de eventos

 

En el mercado se pueden encontrar diferentes programas para la organización de eventos. En los siguientes sitios se pueden encontrar más de 1200 paquetes relacionados con la industria de eventos/reuniones clasificados en varias categorías

 

Automatizan los trabajos, realizan análisis de datos y condensan casi todas las funciones del evento

 

 Definición y características de los eventos.

 

Para efectos de este libro se utiliza el término evento para hacer referencia a congresos seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones, diferenciándolo del término exposición, que se entiende como la instalación, promoción, comercialización, operación y administración de un grupo de módulos para promocionar productos o servicios en lugares preestablecidos.

 

Hay eventos en donde los organizadores montan exposiciones relativas al tema y otras que son totalmente independientes.

 

El tema de las exposiciones y ferias comerciales se trata ampliamente en el capítulo V

 

Los eventos se pueden realizar a nivel internacional, nacional, regional y local.

 

Perfil del grupo de organizadores

 

Dentro de la etapa de la planeación hay que definir con mucho cuidado  el perfil del grupo de organizadores, ya que serán los responsables de su realización y en gran medida del éxito.

 

La calidad de un evento estará determinada, fundamentalmente, por la experiencia y capacidad de trabajo del grupo de organizadores que intervenga y por la elaboración de un programa de trabajo realista, que contemple todas las actividades necesarias para que sea exitoso.

 

Los responsables del reclutamiento y selección de los integrantes del comité organizador deben de considerar los requisitos de las descripciones de los puestos previamente establecidos.

 

Los organizadores deben tener una formación profesional y experiencia práctica que les permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento en particular.

 

Tendrán que utilizar sus habilidades personales dentro del marco específico del ambiente del evento y sobre todo, deben tener tacto y diligencia profesional con los participantes, invitados y ponentes.

 

Deben generar un ambiente positivo de trabajo para obtener la colaboración abierta de quienes estén involucrados en la realización.

 

Es preferible tener personal con una personalidad extrovertida y que se les faciliten las relaciones públicas, ya que se interactúa con muchas personas.

 

Es conveniente balancear las personalidades de los miembros del comité organizador buscando formar un grupo con diferentes perfiles, lideres, supervisores, administradores, operadores, creativos y personal de apoyo.

 

En muchos eventos que se requieren cientos de personas para organizar diferentes actividades por lo que se solicitan voluntarios. Estos pueden ser las esposas e hijos de los organizadores, miembros de la agrupación, empresa o comunidad, etc.

 

Es necesario dividir las funciones de los voluntarios y de los miembros del comité organizador, para evitar duplicidad de funciones y malos entendidos.

 

También es indispensable considerar en el plan, la estrategia y el programa de capacitación del grupo de organizadores y voluntarios. El personal esta mas dispuesto a entregarse a su trabajo, si tiene información de lo que se esta haciendo.

 

La estructura que se propone para la mejor realización de un evento, esta formada por un coordinador general apoyado por siete coordinadores de área, como veremos en el capítulo siguiente.

 

Dependiendo de la magnitud del evento se necesita tener personal capacitado y calificado en algunos puestos clave del comité organizador.

 

Los puestos clave de un comité organizador pueden ser:

 

  • Coordinador general.
  • 8 coordinadores de área.
  • Administrador del sistema de registro.
  • Administrador del sistema de hospedaje.
  • Administrador del sistema de información y comunicación.
  • Administrador del sistema de alimentos.
  • Administrador del sistema de transporte.
  • Administrador del sistema de adquisiciones.
  • Administrador del sistema de seguridad.
  • Administrador de la exposición.
  • Administrador de las rondas de negocios
  • Responsable de las ventas.
  • Responsable de la difusión y la publicidad.
  • Responsable del diseño y la decoración.
  • Responsable del área jurídica.
  • Responsable de la tesorería.
  • Responsable de la capacitación.
  • Responsable del centro de operaciones.
  • Responsable de la sala de prensa.
  • Responsable de los medios de comunicación.
  • Responsable de ponentes e invitados especiales.
  • Responsable de edecánes.
  • Responsable del personal de apoyo e intendencia
  • Responsable del servicio médico.
  • Responsable de la guardería.
  • Responsable de música y espectáculos.
  • Responsable del sonido, video, fotografía y grabación.
  • Responsable del mantenimiento y servicios generales.
  • Responsable de los recursos materiales.
  • Responsable de los servicios turísticos.
  • Responsable de eventos especiales.
  • Contador general.

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